مدیریت دانش در پروژه

   پروژه‌ها، فعالیت‌های موقتی هستند که به منظور ایجاد یک محصول، خدمت یا یک نتیجه منحصر به فرد ایجاد می‌شوند. یکی از شاخه‌هایی که می‌بایست مدیریت دانش در آن عملی گردد، در سطح مدیریت پروژه است. در اجرای پروژه‌ها، مدیریت دانش با موفقیت پروژه ارتباط مستقیمی دارد. در هر پروژه دانش جدیدی از اطلاعات مختص پروژه ایجاد می‌شود که در پایان پروژه، در صورتی که سیستمی برای نگهداری آن دانش پیش‌بینی نشده باشد از بین می‌رود و یا به سختی قابل دستیابی و بازیابی مجدد خواهد بود.

      راهنمای گستره­ی دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، مدیریت دانش پروژه­ را سازماندهی دانش و اطلاعات سازمان جهت افزایش ظرفیت مدیریت پروژه و در نتیجه نیل به ارزش­های سازمان با توجه به ظرفیت­های آن تعریف می­کند. در واقع مدیریت دانش پروژه عبارت است از مدیریت دانش در موقعیت و شرایط ویژه یک پروژه و ایجاد ارتباط مابین اصول مدیریت دانش و مدیریت پروژه.

چرا مدیریت دانش در پروژه حائز اهمیت خواهد بود؟

   پروژه یکی از ابزارهایی است که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن بر محدودیت‌های عملیاتی خود غلبه کرده و به اهداف استراتژیک خود برسند. امروزه حجم پروژه‌ها به صورت فزاینده‌ای در حال افزایش است. دانش حاصل شده از یک پروژه و تجربیات آن می‌تواند باعث برنامه‌ریزی‌های دقیق‌تر در پروژه‌های بعدی  سازمان شده و به انجام بهتر آنها کمک کند. علاوه بر این استفاده از این دانش می‌تواند تحرک و پویایی کسب و کار سازمان را به دنبال داشته باشد. به همین جهت مدیریت دانش در پروژه‌ها بسیار ضرورت دارد. به دلیل ماهیت پروژه‌ها و موقتی بودن آنها، مدیریت دانش پروژه‌ها اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند؛ چراکه باعث حفظ یکی از ارزشمندترین دارایی‌های هر پروژه، یعنی دانش پروژه خواهد شد.

   در مدیریت پروژه، محدودیت زمان و منابع یکی از عمده‌ترین چالش‌ها است. با وجود چنین محدودیت‌هایی دیگر وقت و منبع کافی برای دوباره کاری وجود ندارد. یک راه پرهیز از دوباره کاری استفاده مجدد از دانش است. اصل اولیه در این امر کسب و مستندسازی دانش خلق شده در پروژه‌های پیشین است. در این صورت دانش افرادی که سازمان را پس از اتمام پروژه ترک می‌کنند در سازمان باقی خواهد ماند.

   به دلیل ماهیت پروژه‌ها و برخی تفاوت‌های آنها با سایر فرایندهای کاری یک سازمان، مدیریت دانش در یک پروژه با موانع خاصی روبرو است. اصلی‌ترین این موانع عبارت‌اند از:

• منحصر به فرد بودن و موقتی بودن پروژه‌ها باعث عدم ظهور حافظه سازمانی شده و در نتیجه مانع یادگیری سازمانی می‌شود.
• ناپیوستگی و متغیر بودن محتوای فعالیت و ترکیب تیم‌ها، باعث عدم انسجام و یکپارچگی دانش فردی و سازمانی می‌شود. خصوصا که اکثر دانش‌های تولید شده در پروژه به صورت دانش ضمنی و در ذهن افراد و اعضای تیم است.
• پروژه‌ها برخلاف فرایندهای سازمانی، فاقد سازوکارهای طبیعی یادگیری هستند.
• دانش و تجاربی که بر اساس آنها تصمیمات کلیدی پروژه اتخاذ می‌شود، معمولا مستند و ثبت نمی‌شوند.
• صرفا مستنداتی ضبط می‌شوند که کاربردهای حقوقی-مالی دارند.
• مسئولان جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات پروژه، نیازهای کاربران دانشی پروژه را نمی‌دانند.

مزایای مدیریت دانش پروژه

اصلی‌ترین مزایای مدیریت دانش در پروژه عبارت است از:

1. افزایش بهره‌وری در نتیجه بکارگیری تجارب و دانش پروژه‌های گذشته؛
2. جلوگیری از تکرار مجدد خطاها و دوباره کاری‌ها؛
3. تخصیص بهینه و صحیح منابع بر اساس شناخت به دست آمده از متخصصان، اعضای تیم پروژه و صلاحیت‌های دانشی افراد؛
4. گردآوری آموخته‌های در خلال پروژه و در انتهای آن و ایجاد پایگاه‌های دانشی؛
5. رده‌بندی دانشی کارکنان، تعلق سازمانی بهتر آنها و تشویق آنها به دانش آفرینی؛
6. ایجاد راهکارهایی برای سنجش بهتر عملکرد پروژه؛
7. اشاعه اثرات مدیریت دانش در تمامی سلسله مراتب پروژه.