مزایای مدیریت دانش

   بسیاری از سازمان ها در عصر حاضر دریافته اند که هیچ چیز نمی تواند به اندازه دانش، آنها را در دنیای رقابتی امروز برقرار نگه دارد. این مسئله باعث شده تا سازمان ها دانش را به عنوان مهم ترین و با ارزش ترین سرمایه خود تلقی کنند. پس مدیریت و حفظ و نگهداری از این سرمایه می تواند برای سازمان ها مزیت رقابتی ایجاد کند. بنابراین به کارگیری مدیریت دانش مزایای بسیاری را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت. در ادامه قصد داریم تا مزیت های اصلی مدیریت دانش و دستاوردهایی که برای یک سازمان در پی خواهد داشت را بررسی کنیم.

   در مقالات قبلی بیان شد که دانش به دو دسته دانش نهان و آشکار تقسیم بندی می شود. یک سازمان را تصور کنید. در طول دوران فعالیت یک سازمان، کارکنان آن با مسائل و مشکلات بسیاری در انجام فعالیت های خود مواجه خواهند شد. طبیعتا هر سازمانی برای حل هر یک از این مسائل اقداماتی انجام خواهد داد. این اقدامات نیاز به صرف زمان، امکانات، منابع مالی و نیروی انسانی خواهد داشت. اگر مسئله ای که سازمان با آن مواجه شده مسئله جدیدی باشد و تجربه مشابهی از آن وجود نداشته باشد به طبع به زمان، منابع مالی و انسانی بیشتری برای حل آن نیاز خواهد بود. این اقدامات ممکن است نتیجه بخش بوده و حل مسئله را به دنبال داشته باشد، و یا موثر واقع نشده و در حل مسئله موفق نباشد.

   در برخورد با یک مسئله جدید، افرادی که در تلاش برای حل آن هستند به موازات فعالیتی که انجام می دهند تجربیات جدیدی کسب می کنند. این تجربیات در واقع در ذهن فرد شکل می گیرند و به شکل یک دانش جدید در ذهن فرد ایجاد می شوند. به عبارت بهتر، یک دانش نهان جدید ایجاد خواهد شد. فارغ از نتیجه، دانش ایجاد شده از تجربیات این اقدامات در هر صورت ارزشمند خواهد بود؛ اگر اقدامات انجام شده منجر به حل مسئله شود تجربیات از آن جهت ارزشمند هستند که حاوی راه حل آن مسئله خواهند بود. در مقابل ممکن است این اقدامات منجر به حل مسئله نشود. در این صورت ارزش تجربه در آگاهی از فعالیت های انجام شده است. به عبارت بهتر محتوای این تجربه نشان می دهد که چه اقداماتی در روند حل مسئله تاثیری نداشته و یا چه عواملی باعث ناموفق بودن اقدامات انجام شده بوده است. بنابراین در هنگام مواجهه سازمان با یک مسئله، یک دانش جدید در موضوع آن مسئله ایجاد خواهد شد که برای سازمان یک دارایی محسوب می شود و ارزشمند خواهد بود.

   اما نکته اینجاست که بخش اعظم این دارایی دانشی جدید، به صورت دانش نهان و در ذهن افرادی که با روند حل مسئله درگیر بوده اند وجود دارد. اگر این دانش به شکل دانش سازمانی درآورده نشود، با خروج این افراد از سازمان، این دانش نیز خارج خواهد شد. همچنین در آینده و در هنگام مواجه با همان مسئله یا مسائل مشابه، سازمان مجبور خواهد بود که به صورت مجدد منابع مالی و انسانی خود را در یک دوره زمانی برای حل دوباره آن مسئله مصرف کند. برای اینکه سازمان بتواند این دانش را به شکل آشکار و یک دانش سازمانی درآورد نیازمند مدیریت دانش است. پس می توان این گونه نتیجه گرفت که با به کارگیری مدیریت دانش می توان از هدر رفت منابع و زحمات جلوگیری کرد و مانع دوباره کاری و تکرار فرایند های حل مسئله شد.

   به صورت تخصصی تر اگر بخواهیم مزایای اصلی مدیریت دانش را مطرح کنیم، این مزایا عبارت اند از:

1- تداوم دانش: مدیریت دانش باعث می شود تا سازمان دانش تخصصی و حیاتی خود را حفظ کرده و این دانش توسط افراد در هنگام بازنشستگی، اخراج و دیگر عوامل خارج نشود. خصوصا در سازمان ها و صنایعی که تعویض کارکنان بالایی دارند، مدیریت دانش ساز و کار اثربخشی است تا بتوانند دانش را از کارکنان با تجربه به کارکنان جدید منتقل کنند و بدین ترتیب تداوم کار را حفظ نمایند.

2- بهبود تصمیم گیری: در هنگام تصمیم گیری برای یک مسئله، مدیریت دانش تمام دانش های مورد نیاز و مرتبط با مسئله را شناسایی کرده و در اختیار افراد قرار می دهد. در نتیجه سرعت تصمیم گیری بیشتر بوده و تصمیمات کارآمدتری اتخاذ خواهد شد.

3- انعطاف پذیری: با استفاده از مدیریت دانش سازمان می تواند تغییرات را شناسایی کرده، به آنها واکنش درست نشان داده و خود را به موقع تغییر دهد.

4- استفاده بهتر از نیروی انسانی: سازمان حداکثر بهره برداری را از منابع انسانی خود به عمل می آورد. کارکنان سازمان با دسترسی سریع و بهتر به دانش مورد نیاز کاری خود  فعال تر بوده و امکان خلاقیت و نوآوری بیشتری دارند. با استفاده از تسهیم و انتقال دانش در سطوح سازمان، سازمان می تواند به بهترین شکل ممکن در روند کاری کارکنان خود سرمایه گذاری کند.

5- ایجاد مزیت رقابتی: مدیریت دانش سازمان را قادر می سازد تا درک بهتری از مشتریان، بازار خدمات یا محصول، و نیز رقبا داشته باشند و بتوانند شکاف ها و فرصت های رقابتی را شناسایی کنند.

6- صرفه جویی: با استفاده از دانش سازمانی، دوباره کاری ها و صرف هزینه های مجدد برای حل یک مسئله از بین رفته و نیاز به آزمون و خطای مجدد در راه های انجام کار از بین خواهد رفت.

7- افزایش سرعت فرایندها: با بازبینی و تصحیح مستمر فرایندها، موانع و مشکلات انجام فرایند برطرف شده در نتیجه چرخه زمانی انجام آن کاهش پیدا کرده و فرایندها کوتاه می شوند.

8- مدیریت مشتری: مدیریت دانش سازمان را قادر می سازد تا با استفاده از بازخورد های مشتریان، توجه و خدمت به مشتری را افزایش دهد. این امر ضامن سازگاری و کیفیت بهتر خدمات به مشتری، و در نتیجه حفظ مشتری خواهد شد.

مقالات مرتبط:

مدیریت دانش سازمانی

پیاده سازی مدیریت دانش

آدرس مقاله در لینکدین: مزایا و دستاوردهای مدیریت دانش